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一个好的汇报沟通习惯是工作成功的关键

日期: 2018-07-30
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做了许久的精益咨询后发现,现在很多咨询项目落地困难,其中有一个关键原因就是这个企业的员工没有一个很好的汇报沟通习惯,或是不会使用正确的方法去沟通,例如接到工作任务后往往不会主动向上司汇报工作进展,如果遇到问题了也不会积极报告联系上司,商量解决办法。这样往往就会耽误工作的正常推进,甚至可能影响到客户。

因此,我觉得有必要和大家介绍一个好的汇报沟通方法---“报联商”。

“报联商”不仅可以改善公司内部关系,以及与客户间的关系,还直接关系到个人和公司的目标达成、竞争力、业绩提高等诸多事项。

那在职场中,“应该传达什么”、“如何传达会更加理想”等等,接下来就将向大家详细介绍一下“报联商”。

报联商

“报联商”指的就是

报=报告

联=联络

商=商量

而近年来,许多公司对“报联商”又增加了一些新的认识,并且更加重视了。原因在于如下2点:

1.     客户需求的多样化

2.     客户需求的快速化




归根究底,是客户的需求发生了巨大的变化。为了达成目标并维持公司的持续发展,客户的需求,我们都必须准确快速的做出应对。

随着信息渠道的迅猛发展,相比以往,现在的客户需求变得更加多样化:例如很多行业交货期从以前的1个月1周变成了现在的1天,诸如此类对速度、时间的要求也越发严格。

我们该如何应对这样的需求呢?方法就是,在公司内部彻底落实“报联商”。因为在公司内部的交流沟通尚不顺畅的情况下,是无法满足客户更高的需求。所以,“报联商”即是顺利地传达信息的手段,也是在公司在决定方针时的重要判断因素。

总之,公司内部迅速准确的信息交换,才是达成目标、公司发展、个人成长的关键。“报联商”是工作中最基础的部分,也是最为重要的课题。

那么,该如何准确的进行“报联商”。


1
这样去“报告”



“报联商”不仅对个人,对整个公司的目标达成都起到十分重要的作用。

为让上司和同事做出更准确的判断,在“报联商”中尤其需要被重视的就是“报告”。“报告”不是“想到要做了才去做”,而应该是在公司内部进行,并且是工作上的一种义务。为了能对客户的需求做出准确的判断,对于上司来说,来自全体部下的准确报告是必不可少的。

该何时、如何进行“报告”呢?

虽说是“报告”,也不能随便将工作的来龙去脉进行一番冗长的汇报。而是首先要做的就是“准确地汇报上司想要的信息”。

希望大家能够注意的是,“报告”并不是汇报自己想要汇报的内容,而是直接地汇报对方想要的信息。

更具体地说就是,应该对上司的指示与命令,进行汇报目前状况的中间报告,以及汇报最终结果的结果报告。目前的状况是什么,在此基础上下一步需要做什么。上司就是要依据这些报告,及时来决定下一步的对策。

部下必须做出对上司决策有用的、准确的报告!正因为如此,“坏消息要趁早报告”就变成了铁的法则。


2
这样去“联络”


如果说报告是义务,那么联络就是额外的用心。“说了这件事情会使对方的工作更加顺利”“说了这件事情对方的工作就更加容易开展”等都是这样的额外用心。

这样去联络,工作水平自然就会提升。因为,能够做到经常联络的人,自然也会收到更多的信息。出现这种现象,是因为能够做到经常联络的人,自身的影响力会变大,这样一来周围的人也会向他传达信息。

能够做到积极联络的人,必然能获得更多的信息。这样一来,自身的工作能力自然而然也会得到提高。

额外的用心,可以大幅度提升工作能力。

那该“联络”什么呢。

既然没有义务去做,当我们想去联络时自然可能会有“这个不说也可以吧?”“说了反而会添麻烦吧?”这样那样的疑惑顾虑。在这里,我希望大家能打消这些念头。从结果来看可能有些联络并不起作用,但是绝对不存在添麻烦的联络。

接下来让我们举一个例子吧。

假设当你接了下面这样一通电话时,你会如何应对呢?

客户:“一直以来承蒙关照。我是某某公司的谁谁,请问A先生在吗?”

职员:“承蒙关照。十分抱歉,不巧A现在不在座位上。”

客户:“这样啊。那我过会再致电吧。”

对话中,客户说会再次联系,如果你是那位职员的话会怎么办呢?客户来过电话的这件事,可能有些人甚至都不会去告诉A。但是在这里希望大家一起思考一下,如果告诉A有客户来过电话,那么之后的情况又会如何呢?

告诉A有客户来过电话的情况:

A的反应 例1:“哦这这样啊,谢谢。我等等看。”

     例2:“正等着这通电话呢。我马上回电过去,谢谢。”

可以看出,不论是哪种反应,这一次联络对A来说都是很有帮助的。而对于客户来说,一定认为上一次的来电记录已经传达给了当事人,那么下一次打电话时便更容易沟通了。对谁来说,工作都变得更加顺利了。而这个就是“联络是额外的用心”的含义所在。

即使是看上去容易被忽略的内容,也不要擅自判断。联络对方,就可以创造一个更理想的工作环境。

此外,例如“还被某某表扬了呢”“顾客表示感谢了”等内容的联络,都会让全体员工感到高兴,也能提高员工的工作动力和士气。

联络是让工作顺利进行的润滑剂。


3
这样去“商量”


“商量”最大的功能,就是可以完成超越自己能力的工作。当遇到自己一个人无论如何也无法完成的工作时,往往可以因为获得了前辈或上司的建议,而成功解决。

因为自己经历了解决问题的整个过程,所以不仅解决了问题,还能通过学习,自身能力也得到了成长。

想必大家也经常听到过“你要是再早点和我商量的话,事情就能解决了”之类的话。遇到问题时,千万不要一个人苦思冥想,在错过最佳时机之前主动找上司或前辈商量,就可以有效地减少工作上的失误。

请牢记,“有疑问时,先去商量!”

那理想的“商量”方法是什么呢?

当还是新职员的时候,问“这应该怎么办”这样的问题,是能够被容忍的。但是,1个月2个月过后,只问这一句就不够了。那么接下来就教教大家具体该怎么办。

一个好的汇报沟通习惯是工作成功的关键
“商量”的3条规则

规则1:带着自己的想法去问

规则2:同样的问题不问第二遍

规则3:了解上司的性格

一个好的汇报沟通习惯是工作成功的关键

我们一起来看一下吧。首先是规则1“带着自己的想法去问”。刚才我也提到过,还是新职员的时候,问“这应该怎么办?”这样的问题是能够被容忍的,但是渐渐地就会行不通了。那么应该怎样去商量呢?答案就是“带着自己的想法去商量”。

下面就来对比一下,假设发生了这样的问题时,两种截然不同的商量方式。

商量的事例:

职员A:“这该怎么办啊?”

职员B:“现在是这种状况。我认为可以这样处理,你觉得呢?除此之外还有其他更好 的方法么?”

对比以上两位职员的商量方式,大家有什么感觉呢?很明显,职员B的商量方式更会受上司好评。而且对于回答问题的人来说,职员B的问题更容易回答。

所以,带着自己的想法去商量才是铁的法则。

规则2“同样的问题不问第二遍”,是指不能重复犯同样的错误。这条规则无论在哪里都适用,特别是商界,重复犯错可能会给全公司,甚至客户带来很大的麻烦。学过一遍的内容就要牢牢记住,不做无用功是最基本的。

最后的规则3“了解上司的性格”是指,要根据商量的对象,做到随机应变。有可能需要根据当时的情况改变想法,或根据上司的性格做不同的回应。因此,去商量之前要看准上司的性格和想法。不能忘记上司是挤出宝贵的时间来聆听你的问题的。

概括来讲,所谓“商量”,是为了解决问题的学习过程。


到这里为止,我着重介绍了什么是“报联商”,那么在理解了这些基础理论后,如何去提高自身的“报联商”水平呢。


提升“报联商”水平,需要通过每天的努力去实现。但是只要抓住要领,之后就会牢牢掌握,并使其成为自己的一项本领的。

提升“报联商”水平,只要完成以下2点即可。


01

  使用“自己的工作表”

制作一张“自己的工作表”,不仅能提高“报联商”的效果,还能尽到自己的责任,加深对工作内容的理解。

需要在表格里填写的内容有如下这些:

  • 第一阶段【思考接下来做什么】

     记录工作的内容

     记录明确的工作目的

     记录被要求的成果

  • 第二阶段【做到准确的“报联商”】

     思考是否达成了上司对自己的期待

     思考最开始应该传达的内容

     思考结论是什么

  • 第三阶段

     思考经过、过程如何

     思考导致最终结果的理由

     总结自己的想法

开始新工作的时候,首先需要在第一阶段做记录。之后在工作过程中,以及工作结束后需要在第二阶段总结做了怎样的“报联商”。最后,在第三阶段找出理由,并进行工作汇总。

通过这么一张表能够清楚地掌握自己的工作状态,实现准确的“报联商”。

为了更好的完成自己的工作,准确地“报联商”,需要时时刻刻掌握自己的工作内容。

02

  为养成“报联商”的习惯制作一张核对表

“报联商”并不难,但谁都会觉得麻烦。因为麻烦,所以常常会想“过一会儿再说吧”“下次见面的时候也行啊”等等,将顺序往后推。如何避免这种情况的发生呢?重要的是,要将“报联商”变成一种习惯。

正如习惯这个词本身的意义,通过“学习”才能习惯。即使最初可能有些勉强,但也要认真仔细地“报联商”。一旦成了习惯,即便不去努力也可以完成。

为了成为有工作能力的员工,为了达成目标和大家分享喜悦,就必须要习惯基础中的基础---“报联商”。

为了熟练运用“报联商”,最初的阶段“记录”是比不可少的。通过文字的记录可以再次确认自己的工作,并且可以在事后重新反省出错的地方。

那么,我们需要记录些什么呢。

核对表的记录


     需要“报联商”的情况

有新的指示或工作时、完成时、或遇到困难时

     “报联商”的对象与内容

向谁、怎样“报联商”

     “报联商”的日期

中间报告、过程报告、结果报告等

     “报联商”是否如期完成了

根据①~③的过程,核对是否完成

像上述这样努力记录细小的事情,并认真地实行。终有一天这些努力会变成习惯,工作的质量与速度自然也会提高。

记录、确认、再实行,这样的努力是最重要的。

关于“报联商”我想说的,到这里差不多已经全部阐述完了。最后,希望大家在不断提高自身“报联商”能力的同时,各位的工作水平也能有一个质的飞跃。



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